Als een deelnemers zich in een situatie bevindt waarin hij niets leert, niet ge?spireerd wordt, en evenmin het gesprek een betere richting kan geven, is hij verplicht zijn twee voeten te gebruiken om naar een productiever gesprek te gaan.

Deze wet heeft onder meer tot gevolg, dat deelnemers die zichzelf graag horen praten, na 10 minuten alleen zijn - de anderen zijn vertrokken - , en dat de minder productieve discussies snel eindigen.

Geschiedenis

Harrison Owen beschreef Open Space Technologie voor het eerst in de 80er jaren. Intussen zijn er duizenden facilitators over de gehele wereld opgeleid die de methode toepassen. In het Nederlandstalig gebied is de methode al een kleine tien jaar bekend, maar wordt hij met name de laatste jaren vaker toegepast.

Harrison Owen kreeg het idee voor de methode na een conferentie, waar de deelnemers - hoewel zij tevreden waren - vonden dat het beste onderdeel van de conferentie de koffiepauze was geweest !
De echt belangrijke onderwerpen hadden zij tussendoor besproken, en vaak met veel meer enthousiasme dan tijdens het offici?e programma.
 

Maar waaraan is eigenlijk het succes van de koffiepauze te danken ?
Je praat over die dingen waarover je graag wilt praten, met de mensen met wie je wilt praten, en zolang als het nog interessant genoeg is .........
Open Space is dan ook een methode waarin de koffiepauze centraal staat - met behulp van een krachtige structuur en enkele eenvoudige principes is de koffiepauze geperfectioneerd, ook om op een gezamenlijk resultaat uit te kunnen komen.

OST is een methode die de kennis en ervaringen van deelnemers mobiliseert en waarmee grote groepen complexe problemen in 1-3 dagen kunnen oplossen: Een dag voor een oplossing in grote lijn, 2-3 wanneer een volledig uitgewerkt, geordineerd en realistisch actieplan de doelstelling is.

De capaciteit van een organisatie om complexe vraagstellingen op te lossen ligt slechts ten dele bij het management, maar is veelal over een groot deel van de organisatie (of andere belanghebbenden zoals klanten en leveranciers). De beschikbare tijd om een vraagstelling op te lossen, maar ook om een draagvlak voor de oplossing te cre?en wordt steeds korter. Daarom neemt de populariteit van Open Space toe als een methode om complexe vraagstellingen waarbij velen betrokken zijn, snel op te lossen.

Filosofie

OST is een methode die ervoor zorgt dat grotere groepen binnen het gegeven raamwerk zich organiseren rond de belangrijkste thema's en een oplossing vinden.
Alle deelnemers nemen actief deel aan het werken aan een oplossing voor vraagstellingen waarvoor de oplossing onbekend is.

OST heeft als uitgangspunt dat de deelnemers aan de bijeenkomst gemotiveerd en effectief aan een oplossing zullen werken, als de vraagstelling helder is en door hen belangrijk wordt gevonden en er een open ruimte is gecre?rd waarbinnen zij zichzelf kunnen organiseren binnen een gegeven raamwerk. Alle deelnemers hebben invloed op de agenda en op het eindresultaat - een gegeven waarin zowel een kans als een verantwoording ligt voor elke deelnemer.

Randvoorwaarden voor Open Space

Er zijn uiteraard meerdere methoden voor het werken met grotere groepen en het is van belang de methode te kiezen die in de gegeven situatie de juiste is.

Indien aan de volgende vier voorwaarden is voldaan, is Open Space veruit de meest effectieve - en
wordt er niet aan voldaan, kies dan een andere methode .....

1. Er is een duidelijke vraagstelling die voor betrokkenen van groot belang is.

2. De vraagstelling is complex: inhoudelijk, omdat verschillende deelnemers/
   groepen een andere kijk of interesse hebben - of beide!

3. De oplossing is onbekend.

4. Er is sprake van een zekere tijdsdruk

Welk resultaat kun je van Open Space verwachten ?

Er zijn drie soorten resultaat van een Open Space bijeenkomst:

Op inhoudsniveau worden de thema's die als het meest relevant worden ge?entificeerd besproken, en aangezien vele groepen parallel werken, kan een groot aantal thema's worden behandeld in korte tijd. De conclusies van elk gesprek worden onmiddellijk in computers ingetoetst en uitgeprint, zodat alle deelnemers kunnen volgen wat in de loop van de bijeenkomst door de verschillende groepen wordt geproduceerd. Het verslag is aan het einde van de bijeenkomst af, zodat men onmiddellijk aan de slag kan gaan met conclusies.

Een tweede resultaat is dat de methode sterk netwerkbevorderend is. Deelnemers discussi?en met anderen met wie zij normaal geen contact zouden hebben, rond thema's die allen van belang vinden.

Ten derde is de bijeenkomst zelforganiserend, en het effect van de ervaring zeer effectief samen te werken aan een belangrijke vraagstelling is een krachtige stimulans voor motivatie en gevoel voor verantwoordelijkheid bij deelnemers. Een Open Space bijeenkomst inspireert vaak tot meer dynamiek en leren in de organisatie.

Hoe gaat Open Space in zijn werk ?

In de voorbereidingsbijeenkomst:

• worden doel en centrale vraagstelling geformuleerd

• wordt vastgesteld wie worden uitgenodigd deel te nemen

• wordt een uitnodiging opgesteld die glashelder weergeeft wat doel en vraagstelling
  zijn, maar die ook inspireert en duidelijk maakt, dat het niet om een gewone
  bijeenkomst gaat.

Een paar voorbeelden van recente vraagstellingen ?

• Ons bedrijf groeit explosief: hoe slagen we erin tegelijkertijd onze eigen ontwikkeling
  en plezier in ons werk vast te houden?

• We moeten ons ziekenhuis sluiten, hoe doen we dat zo goed en zorgvuldig
  mogelijk?

• Is onze beroepsgroep een uitstervende soort, of het beroep van de toekomst ?

• We hebben nu een nieuwe organisatiestructuur: hoe zorgen we ervoor dat hij ook
  werkt?

• Wij doen langer over productontwikkeling dan de concurrenten: hoe halveren we
  onze ontwikkelingstijd ?

• Wat is een goede balans tussen werk en priv?leven, en hoe cre?en we deze in
  ons bedrijf ?

• Hoe ziet de bibliotheek van de toekomst eruit, en hoe cre?en we die?

• hoe kunnen we landbouw, recreatie, natuur en andere functies in onze provincie
  het best verenigen, en hoe werken we samen om dat te bereiken?

Bij het begin van een Open Space bijeenkomst zitten deelnemers in een grote kring zonder tafels. De gastheer, veelal de directeur of voorzitter van het bestuur houdt een kort openingswoord om

1. kort en krachtig (het belang van) de centrale vraagstelling te formuleren

2. de deelnemers om hulp te vragen bij het oplossen van deze vraagstelling

3. toe te zeggen, dat de resultaten van de bijeenkomst een belangrijke rol zullen spelen in het vervolgtraject.

De begeleider zorgt ervoor dat de deelnemers zich concentreren, schept de open ruimte en legt de werkwijze uit.
Deelnemers zetten vervolgens die thema's die zij het belangrijkst vinden op de agenda:
het kunnen idee?, problemen, technische of praktische vraagstukken of oplossingen zijn
- afhankelijk van wat voor elke deelnemer van belang is.

Wanneer de agenda af is, gaan deelnemers naar de agenda (die op flappen op de muur hangt) en besluiten aan welke discussie zij willen deelnemen, en schrijven hun naam bij het betreffende thema. Vervolgens gaan alle groepen die zo zijn gevormd aan het werk.

Na afloop van alle discussies en een afsluitend plenair gesprek eindigt de Open Space met het uitdelen van het verslag aan alle deelnemers, een verslag dat een goede basis vormt voor verdere besluitvorming en planning van follow-up activiteiten.

Als de bijeenkomst een dag duurt, analyseert men in een kleinere groep, bijvoorbeeld een Management Team, de resultaten en plant follow-up activiteiten voorzover dat nog nodig is.

In een Open Space van twee dagen gebeuren ordening van alle idee? en plannen, prioritering en het opstellen van actieplannen met de gehele groep. Als er 2.5-3 dagen beschikbaar zijn, is er tijd voor reflectie, en kunnen plannen worden aangepast en verfijnd, of kan met implementatie op onderdelen worden begonnen.

De rol van de begeleider

Een ervaren Open Space begeleider is van groot belang voor het slagen van de bijeenkomst. Een eerste taak is ervoor te beoordelen of de methode geschikt is voor de vraagstelling. Een tweede om zorg te helpen dragen voor een goede uitnodiging en
een deelnemerslijst.

Tijdens de bijeenkomst zelf is de belangrijkste taak van de begeleider de open ruimte te scheppen en ervoor te zorgen dat deze open blijft, maar verder onzichtbaar maar zeer aanwezig te zijn, zodat de deelnemers verantwoording voor het eindresultaat van de bijeenkomst houden, en niet de begeleider/leiding deze krijgt.

Een goede begeleider is dus essentieel - daarentegen is slechts ?n begeleider nodig, ongeacht de groepsgrootte.