1. Competentiemanagement is altijd maatwerk
Voor managers is het nog wel eens moeilijk om medewerkers
goede ondersteuning te bieden voor hun ontwikkelings- en opleidingplannen.
Ook voor medewerkers is het vaak moeilijk om aan te geven
wat ze nu precies nodig hebben om beter te kunnen functioneren.
Iedere
medewerker is anders, heeft eigen sterktes en zwaktes en is meer of minder
competent voor een functie. Aan de ene kant zie je dat de functie bepaalde eisen
stelt, aan de andere kant zie je dat een medewerker bepaalde kwaliteiten wel of
minder heeft.
Whiskas,
Kittekat of biefstuk
De
bloeiperiode voor open trainingen was in het vorige milennium.
Je kunt tegenwoordig niet meer tegen een medewerker zeggen: Ga die training maar
volgen dan ben je een succesvol ……(vul zelf maar in). Een goede training
staat niet garant voor een goed resultaat, het gaat er veel meer om of het
aansluit op de specifieke situatie van de medewerker.Daar past tegenwoordig geen
standaard oplossing meer voor. Een medewerker is eigenlijk het meest gebaat bij
een op maat gesneden individueel ontwikkelingstraject. Met andere woorden: Geef
de medewerker precies het juiste hapklare brokje waarom gevraagd wordt.
Competentiemanagement speelt hier op in.
Meten
is weten
Een
belangrijke trend in Opleiding & Ontwikkeling is competentiemanagement als
methode om meer grip te krijgen op dit maatwerktraject. Je kunt competenties
koppelen aan een individu en aan de functie. Zo krijg je gelijk zicht op de
discrepanties.
Competenties worden wel vaker gedefinieerd als waarneembare gedragsaspecten.
Uitgangspunt hierbij is dat competenties meetbaar zijn en dus te testen.
In de praktijk worden zo’n 40 competenties onderscheiden, bijvoorbeeld:
Individugericht leiderschap, samenwerken, delegeren, aanpassingsvermogen,
besluitvaardigheid,stressbestendigheid.
360º
feedback testprogramma
Voor
het testen van competenties wordt steeds vaker de 360º feedbacktest ingezet.
Zo’n test vult de medewerker zelf in, maar ook een aantal personen uit de
directe werkomgeving van de medewerker. Via vragen over het functioneren van de
medewerker in allerlei werksituaties wordt gemeten hoe competent de medewerker
is in zijn/haar functie.
U zult begrijpen dat hier wel vertrouwen in elkaar voor
nodig is omdat eerlijkheid en objectiviteit bij het invullen van de test de
uitslag kunnen beïnvloeden. Je moet er ook niet gelijk een beoordelingsgesprek
aan gaan koppelen, maar dat is ook niet de bedoeling dus. Bij voorkeur is de
feedbackontvanger de enige die inzage in het feedbackverslag heeft, eventueel
samen met een begeleider.
Nadat alle respondenten de test hebben ingevuld worden de
antwoorden geanalyseerd en een rapport gegenereerd. Dat gaat in op de sterktes
en zwaktes van de medewerker, gekoppeld aan redelijk nauwkeurig omschreven
competenties.
Persoonlijk ontwikkelplan
Zo’n rapport geeft in de praktijk veel aanknopingspunten
om actie op te ondernemen.
Een medewerker kan zich, bijvoorbeeld, eens wat verder
verdiepen in samenwerken en delegeren als het rapport hier aanleiding voor
geeft.
Daarvoor kan hij dan gesprekken aangaan met collega’s die hier veel mee te
maken hebben. Nadere afspraken maken over samenwerken en delegeren kunnen al
snel resulteren in effectieve verbeteringstrajecten en daar gaat het dus om.
Typisch aan dit soort verbeteringstrajecten is dat ze
meestal klein zijn: hapklare brokken, overzichtelijk en duidelijk. Afspraken die
gaan over één of twee competenties, specifiek omschreven met duidelijke
mijlpalen onderweg.
Aanvullende modulaire training of individuele coaching
Follow-up is van cruciaal belang voor het resultaat. In de
praktijk wordt zo’n test vaak opgevolgd door een training met deelnemers die
allemaal een competentietest hebben gehad. Omdat iedereen in hetzelfde bootje
zit ontstaat er vaak snel een intensieve samenwerking met veel onderlinge steun.
De
deelnemers kiezen samen de onderwerpen die hen binden, maar ook de onderwerpen
die zij niet gelijk hebben. Dit wordt in sterke mate bepaald door de vragen en
problemen die de deelnemers aandragen.
Een
voorbeeld van onderwerpen die in zo’n training aan de orde kunnen zijn.
-
Het actief deelnemen aan communicatieprocessen
-
Het gebruik van verschillende communicatiestijlen
-
Het voorkomen en opheffen van storingen in de communicatie
-
Omgaan met conflicten en spanningen
-
Onderhandelen over meningsverschillen en strijdige
belangen en doelen
-
Het
beter opkomen voor jezelf
-
Het sturen van gesprekken
-
Het overbrengen van vervelende boodschappen
Aan
de orde komen dan vraagstukken als:
-
Hoe spreek ik iemand aan, wanneer hij of zij zich niet aan
afspraken houdt ?
-
Hoe kun je mensen waarover je niet de baas bent, bijsturen
?
-
Hoe kom je bij meningsverschillen tot afspraken die mensen
ook willen nakomen ?
-
Hoe
kun je de samenwerking in je groep of ploeg verbeteren ?
-
Hoe kan ik het conflict dat ik heb met mijn opdrachtgever
oplossen ?
-
Hoe bespreek je een klacht van een klant of opdrachtgever
?
Individuele coaching
kan ook een uitstekend traject zijn, het gaat er om dat aansluitende
activiteiten georganiseerd worden.
Tipje van de sluier
Transparantie, duidelijkheid en houvast zijn een aantal
belangrijke kwaliteiten die gekoppeld kunnen worden aan opleiding en
ontwikkeling via competentiemanagement. Dat competentiemanagement veel meer
aspecten en mogelijkheden heeft dan hier besproken moge u echter ook duidelijk
zijn.
Over
de auteur:
Herman Marissen is sinds 15 jaar trainer in bedrijfscommunicatie en geeft o.a.
advies en training op het gebied van coaching, competentiemanagement en
verzuimbeheersing in de regio Limburg en Brabant.
