1. De sterke en zwakke punten
van 360 graden feedback.
Waarop moet ik mijn
medewerker nu eigenlijk coachen?
Tip: Kijk ook eens naar het
artikel over invoeren van competentiemanagement.
Veel managers zitten met deze
vraag in hun maag omdat het vaak veel tijd kost om precies duidelijk te krijgen
hoe het nu zit met de sterke en zwakke kanten van hun medewerkers. Hoe
functioneert de medewerker in zijn diverse rollen? Hoe beoordeel ik snel en
effectief een medewerker zodat ik doelgericht kan gaan coachen op
verbeterplannen?
De competentietest is een
instrument dat door steeds meer managers en P&O-ers wordt omarmd om medewerkers
te coachen in het ontwikkelen van hun persoonlijke vaardigheden.
Dit artikel gaat in op een
aantal aspecten van 360-graden
feedback-onderzoek als hulpmiddel om medewerkers te coachen.
Waarom werken met
competenties?
Werken met competenties is
een hype omdat het zo goed past binnen de benadering van performance management.
Performance management moet
leiden tot:
Ø
resultaatgerichtheid, waarbij de
medewerker weet welke bijdrage hij levert of moet leveren aan het realiseren van
doelen;
Ø
commitment en
resultaatverantwoordelijkheid, waarbij de medewerker persoonlijk
verantwoordelijk wordt gemaakt voor eigen functioneren en ontwikkeling;
Ø
effectieve communicatie, waarbij er
één taal voor beoordelen, functioneren en ontwikkelen wordt gebruikt;
Ø
coachend leiderschap, waarbij de
leidinggevende de medewerker helpt bij het verbeteren van het functioneren
(zowel qua gedrag als output);
Ø
beloning naar prestatie, waarbij
heldere en relevante criteria discussie over een juiste beloning uitsluiten.
De competentie testen zijn
slecht één van de hulpmiddelen om performance management tot een goed resultaat
te brengen.
Competentietesten geven
snel resultaat.
De opkomst van de
competentietest bij P&O, managers en ook bij de medewerker is te verklaren door
de toegenomen behoefte aan bruikbare rapportages over het functioneren in de
dagelijkse praktijk van het werk.
Doordat niet alleen de
medewerker, maar ook 5 tot 10 collega’s, klanten of anderen betrokken worden bij
de test ontstaat snel een beeld van het functioneren van die medewerker in
relatie tot zijn omgeving, het 360° competentieprofiel.
In de praktijk wordt het 360°
competentieprofiel gebruikt als handvat om te komen tot persoonlijke
verbeterplannen.
Een competentieprofiel is
mooi, maar zonder adequate opvolging gaat het meestal de kast in. De manager is
de aangewezen persoon om het competentieprofiel van de medewerker te hanteren
als start voor een ontwikkeltraject.
Wat zijn competenties?
Competenties worden wel vaker
gedefinieerd als waarneembare gedragsaspecten.
Uitgangspunt hierbij is dat competenties zichtbaar en meetbaar zijn en dus te
testen.
In de praktijk zijn bij een medewerker zo’n 40 algemene en goed onderscheidbare
basiscompetenties te hanteren, bijvoorbeeld: Individugericht leiderschap,
samenwerken, delegeren, aanpassingsvermogen, besluitvaardigheid,
stressbestendigheid, rapportagevaardigheden, conflictbeheersing, etc.
Wat kun je meten met een competentietest?
Een competentie meten gebeurt
door er vragen over te stellen die de mate van beheersing van die competentie
meten. Door een aantal competenties in een test te combineren kunt u gericht
testen op een functie.
Het is dus mogelijk op
algemene competenties te testen of heel specifiek, met allerlei tussenvormen. Op
Internet zijn honderden 360° testen te vinden.
Een lijst van competenties
die bijvoorbeeld gehanteerd wordt om commerciële vaardigheden te testen bestaat
uit de volgende competenties: Flexibel gedrag, Initiatief, Klantgerichtheid,
Luisteren, Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid, Omgevingsbewustzijn, Optreden,
Overtuigingskracht, Sociabiliteit, Vasthoudendheid.
Over iedere competentie
zitten een vijf- tot tiental vragen in de test. Ook de mate waarin een
competentie aanwezig is, bijvoorbeeld van junior- tot seniorniveau kan zo worden
gemeten.
Bruikbaar en eenvoudig toe te passen.
De 360-graden feedbacktest is
een bruikbaar instrument om medewerkers te beoordelen nu deze testen via het
Internet op de pc van de medewerker, betrokkenen, de manager of de P&O-er
gepresenteerd, ingevuld en geprint kunnen worden.
Het invullen van een test van
zo’n 100 vragen duurt ongeveer 20 minuten.
Via Internet kunt u
rechtstreeks inloggen op de vragenlijst en als iedereen de test ingevuld heeft
komt de eindrapportage automatisch beschikbaar. In verband met de privacy
meestal alleen voor de medewerker en zijn coach.
Als coach/trainer gebruik ik
de competentieprofielen vaak als startpunt om een coachingtraject in te gaan met
een individuele medewerker of manager. Een dergelijk rapport geeft veel houvast
om een aantal ontwikkeldoelen uit te halen.
Vaak start ik trainingen aan
groepen met het interpreteren van de individuele competentieprofielen met de
deelnemers. De deelnemers stellen vanuit dit rapport hun eigen doelen en die
worden de leidraad van de training. Maatwerk optima forma omdat de deelnemers zo
hun eigen training kunnen samenstellen. In mijn praktijk blijkt dat ik zo zo’n
30 procent van de onderwerpen in een training kan weglaten omdat de deelnemers
al goed scoren op die onderwerpen of er geen interesse in hebben. Dat geeft dus
meer tijd om aan zaken te werken die wel gevraagd worden.
Dit betekent een revolutie in
bedrijfsopleidingen. Standaard trainingen zullen steeds minder gegeven worden
omdat deze nooit zo goed maatwerk gemaakt kunnen worden als trainingen die
starten met een individueel profiel van iedere deelnemer.
Validiteit versus hanteerbaarheid.
Valide wil zeggen dat de
uitkomsten van het rapport overeenkomen met het werkelijk functioneren van de
medewerker op de werkplek. Klopt het profiel wel met de werkelijkheid?
Vanuit wetenschappelijk
oogpunt gezien is het uiterst moeilijk om een valide test en testrapport te
produceren. Daar zijn boeken over vol geschreven.
Competentietesten en
-rapporten hebben bijna per definitie maar een beperkte validiteit. Ze geven een
min of meer nauwkeurige indicatie van het functioneren van de medewerker.
Eigenlijk kun je dat van bijna iedere testmethode zeggen, of het nu een examen
is of een interview.
Praktisch betekent dit dat
het gros van de testen onbruikbaar is als eenzijdig beoordelingsinstrument voor
het management of voor de P&O-er. Gelukkig worden feedbacktesten zelden op deze
manier misbruikt. Vaak zijn daar uitgebreide assesments van meerdere dagen voor
nodig. Voor trainingsdoelen is zoiets te hoog gegrepen.
Het blijft dus een indicatie,
maar wel een goed hanteerbare.
Die hanteerbaarheid wordt
verkregen door de interpretatie van het competentieprofiel door de medewerker
zelf te laten uitvoeren. Vaak in overleg met een coach. De medewerker zelf
bepaalt wat hij uit het rapport wil halen en wat interessante ontwikkeldoelen
zijn. Daarmee wordt ook een groter commitment verkregen en dat is de basis om
gemotiveerd aan de slag te gaan met de uitkomsten.
Praktisch merk ik dat
validiteit geen echte problemen oplevert mits er voldoende aandacht aan besteed
wordt. Dit begint bij het ontwikkelen van de test en eindigt bij de coaching van
de medewerker.
Medewerkers herkennen
zichzelf meestal goed in het profiel. Ze nemen de confronterende feedback hier
en daar met een korreltje zout, maar gaan er toch enthousiast mee aan de slag.
Dat de medewerker zichzelf
herkent in het profiel geeft het houvast voor opvolgende ontwikkeltrajecten. In
een professioneel uitgewerkt competentieprofiel staan veel waardevolle
aanknopingspunten om een coachingtraject mee te starten.
Aandacht voor vertrouwen
tussen coach en gecoachte en de privacy is een voorwaarde voor een goed
verlopend coachingtraject met een 360-graden feedbacktest.
Wat staat er in een competentieprofiel?
In zo’n rapport staat per
competentie aangegeven hoe de medewerker volgens zichzelf en volgens collega’s
of anderen functioneert op een bepaald gebied.
Zicht op zwakke en sterke
competenties en de effecten daarvan op het persoonlijk functioneren in de
werkomgeving staan centraal.
Soms overschat een medewerker
zichzelf en krijgt dan een confronterend rapport. Daar moet dan wel aandacht aan
gegeven worden omdat dit vaak moeilijke boodschappen zijn. Zorgvuldig
(zelf)onderzoek naar het verschil in beleving van eigen functioneren en hoe
anderen dat beleven helpt om de feedback te interpreteren en er actie op te
ondernemen.
Typisch aan dit soort
verbeteringstrajecten is dat ze meestal klein zijn: hapklare brokken,
overzichtelijk en duidelijk. Afspraken die gaan over één of twee competenties,
specifiek omschreven met duidelijke mijlpalen onderweg.
Ik denk dat dat dus ook het
grote voordeel is van werken aan competenties. Doelgericht en stap voor stap
werken aan verbeterplannen geeft snel zichtbaar resultaat.
Herman Marissen
Dit artikel is ook verschenen in Management Rendement
Jaargang 1 van december 2002. |
